Astuces Word
Notez qu’à moins que la version soit précisée, les astuces sont fonctionnelles pour toutes les versions.
Astuce 1 : Faire passer un texte de minuscule à Majuscule
Vous avez tout un groupe de mots ou une phrase à mettre en majuscule dans MS Word mais vous ne voulez pas avoir à l’écrire à nouveau? Sélectionnez votre texte et faites Maj + F3 (Shift + F3). Ce raccourci vous permet de basculer en mode : « MAJUSCULE », « minuscule », « Première Lettre » et « iNVERSER lA cASSE ».
Astuce 2 : Utiliser le dictionnaire de synonymes
Pour trouver des synonymes d’un mot sélectionné dans votre page, faites Maj + F7.
Astuce 3 : Sélectionner un paragraphe
Vous voulez rapidement sélectionner un paragraphe dans MS Word? Placez votre curseur n’importe où dans le paragraphe et faites un triple clic.
Alternative : Placez le pointeur de la souris dans la marge de gauche en regard du paragraphe à sélectionner et faire un double clic lorsque le pointeur est en forme de pointe de flèche pointant vers la droite.
* Astuce 4 : Sélectionner du texte verticalement
Pour sélectionner du texte sous forme de colonne verticale au lieu de rangée horizontale, pressez la touche Alt tout en sélectionnant du texte avec la souris.
Astuce 5 : Déplacement rapide dans un document
Vous voulez pouvoir passer rapidement de paragraphe en paragraphe dans MS Word? Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Flèche Haut ou Ctrl + Flèche Bas.
*Astuce 6 : Revenir au dernier emplacement dans le document
Si vous éditez un document particulièrement long, et que vous avez à vous déplacer entre le début et la fin du document, il est facile de ne plus retrouver la dernière position de notre curseur.
Faites Maj +F5 pour ramener votre curseur à sa position la plus récente.
Astuce 7 : Ajouter un filigrane à votre document
Lorsque vous communiquez une proposition à votre personnel, vous ne voulez pas qu’elle soit considérée à tort comme le document définitif. Pour éviter cette situation, placez un filigrane indiquant « Version préliminaire », « Confidentiel », « Échantillon » ou toute autre formule de votre choix.
version 2003
- Cliquez sur Format > Arrière-plan > Filigrane imprimé.
· Effectuez vos sélections et sélectionnez l’option « Translucide » ou « Estompée »
· Cliquez sur OK
version 2017-2010
- Cliquez sur l’onglet Mise en page
· Dans le groupe Arrière-Plan de page, cliquez sur Filigrane
· Choisir le filigrane voulu
Version 2013 et plus
- Cliquez sur l’onglet Création
· Dans le groupe Arrière-Plan de page, cliquez sur Filigrane
· Choisir le filigrane voulu
Astuce 8 : Copier-coller plus rapidement dans un document
Sélectionnez l’objet à copier (mise en sur brillance pour le texte ou sélection par ses poignées pour l’objet). Puis cliquez sur l’objet tout en appuyant sur la touche Ctrl (un petit + se dessine alors à côté du curseur de la souris). Déplacez alors cette sélection jusqu’à la position où vous voulez copier, et lâchez tout. Cette méthode est très efficace puisqu’elle permet d’effectuer le copier-coller instantanément pour le texte et de dupliquer les éléments répétitifs d’un dessin
Astuce 9 : Sélectionner le document au complet à l’aide de la souris
Pour sélectionner votre document au complet en utilisant que la souris faites un triple clic dans la marge gauche de votre document.
*Astuce 10 : Sélectionner rapidement une phrase.
Au lieu de mettre en surbrillance manuellement les mots jusqu’au point, pressez la touche Ctrl, puis cliquez avec la souris dans la phrase que vous désirez sélectionner.
Astuce 11 : Atteindre rapidement le début d’un document
Pour se rendre rapidement au tout début de votre document faites Ctrl + Début.
Astuce 12 : Atteindre rapidement la fin d’un document
Pour se rendre rapidement à la toute fin de votre document faites Ctrl + Fin.
Astuce 13 : Lancer le correcteur orthographique
Pour lancer le correcteur orthographique et grammatical, pressez la touche F7.
Astuce 14 : Des documents originaux
version 2007 et plus
Word autorise une multitude d’effets pour rendre vos textes plus créatifs et efficaces. Sélectionnez l’objet auquel vous souhaitez appliquer des effets. Cliquez ensuite sur l’onglet format qui contient les outils de l’objet. Vous pouvez appliquer des styles de formes, des styles rapides pour les ombres, la réflexion des lumières, la mise en biseau ou même la rotation 3D.
*Astuce 15 : Mise en forme rapide et avec style
Vous connaissez certainement déjà les styles de Word, parfaits pour appliquer en quelques clics des styles à vos textes. Mais pour un long document cela peut vous obliger à le passer intégralement en revue. Impensable s’il dépasse quelques dizaines de pages et que vous avez peu de temps pour le faire! Utilisez les jeux de styles qui peuvent transfigurer totalement votre document en trois secondes et quelle que soit sa taille.
Version 2007-2010 : Pour les passer en revue et appliquer le jeu de styles qui vous convient, cliquez sur le bouton Modifier les styles puis dans jeu de styles. Passez en revue les jeux de styles prédéfinis à votre disposition en glissant simplement le curseur de votre souris dessus. Vous en avez trouvé un qui vous satisfait davantage? Cliquez, il est appliqué!
Version 2013 et plus : cliquez sur l’onglet Création, et passez votre curseur sur les jeux de styles offerts. Vous en avez trouvé un qui vous plait? Cliquez, il est appliqué.
Astuce 16 : Naviguez dans votre document
version 2010 et plus
Cliquez sur l’onglet Affichage et cochez la case volet de navigation. Le panneau de navigation s’ouvre sur le bord gauche de la fenêtre. Il remplace l’Explorateur de documents et propose un véritable outil de gestion qui affiche le document selon trois modes : le plan, page par page, et le résultat de la recherche. En mode plan, seuls les titres sont visibles : vous pouvez les déplacer, changer leur niveau, en ajouter ou en supprimer. Bref, vous modifiez directement la structure du texte. En mode page, chaque page du document est représenté par une miniature. Cliquez sur l’une d’elles pour afficher immédiatement la page dans le volet principal de la fenêtre. Et enfin, ce panneau est un formidable outil de recherche. Tapez quelques lettres, Word surligne en jaune tous les mots contenant ces lettres et affiche dans le panneau un petit bloc qui présente chaque mot trouvé dans son contexte. Un simple clic active la page où se trouve le texte.
Astuce 17 : Réduisez le poids des images
version 2007 à 2010
Lorsque vous incorporez des images dans un document Word, celles-ci peuvent être très volumineuses ; si vous souhaitez, par exemple, envoyer le fichier par mail, il est indispensable de réduire leur poids. Word comprend tous les outils nécessaires. En cliquant sur l’image, un nouvel onglet Outils Image, Format apparaît dans le Ruban. Cliquez alors sur le bouton Compresser les images : la boîte de dialogue affiche la taille actuelle du document et celle qu’il aura lorsque les images seront compressées. La compression peut s’appliquer à une ou à toutes les images du document. Cochez la case Compresser toutes les images pour qu’elles aient toutes la même taille lors de l’enregistrement du fichier.
Astuce 18 : Comment optimiser Word pour aller plus vite?
version 2007 à 2010
Le traitement de texte de Microsoft fourmille d’options de mise en page qui sont regroupées au sein du Ruban. Au fil de la création d’un document et des besoins (Police, Couleur, Tableau, etc.), vous devez sélectionner différents onglets et chercher les outils un à un. Dans la grande majorité des cas, on utilise souvent les mêmes outils, que l’on perd un temps fou à chercher. Fort heureusement, la barre d’accès rapide permet d’y remédier. La méthode est on ne peut plus simple puisqu’il suffit d’effectuer un clic droit sur les fonctions désirées, que cela soit dans le Ruban ou dans les Options du Fichier. La barre d’accès rapide regroupe ensuite les icônes des options correspondantes et peut être placée au-dessus ou en dessous du Ruban : cliquez sur la petite flèche pour personnaliser votre barre d’accès rapide.
*Astuce 19 : Comment effacer des mots en entiers?
Pour effacer un mot en entier, pressez la touche Ctrl, pendant que vous utilisez la touche Arrière (Backspace). Vous effacerez ainsi des mots au lieu de lettres.
*Astuce 20 : Supprimer les formats d’un texte sélectionné
Sélectionner le texte dont on veut supprimer le format, puis pressez Ctrl + Barre espace. Le texte sera remis au format normal de base de Word.
*Astuce 21 : Trouver la définition rapide de certains mots.
Version 2016 et plus
Vous lisez un document et un mot vous est inconnu ? Vous pouvez trouver rapidement sa définition en effectuant un clic droit sur ce mot et choisissez Recherche Intelligente.
Astuces Excel
Notez qu’à moins que la version soit précisée, les astuces sont fonctionnelles pour toutes les versions.
Astuce 1 : Entrer la date du jour dans une cellule
Pour entrer rapidement la date du jour dans une cellule, faire Ctrl + ;
Astuce 2 : Entrer l’heure courante dans une cellule
Pour entrer rapidement l’heure courante dans une cellule faire Ctrl+ :
Astuce 3 : Créer un graphique en moins de 5 secondes
Pour créer un graphique en moins de 5 secondes, sélectionnez votre plage de données et pressez sur la touche de fonction F11.
Astuce 4 : Demander à Excel de lire des données
Vous devez comparer des valeurs d’une colonne d’Excel avec un celles d’un rapport papier que vous avez en main? Au lieu de regarder alternativement le papier et votre fichier, demander à Excel de lire vos données!
version 2003
Sélectionner la plage de cellule à lire, Cliquer sur Outils / Fonctions Vocales / Afficher la barre d’outils Texte en paroles, et cliquer sur le bouton Cellules Parler.
version 2010 et plus
Depuis la version 2010, cet outil ne fait pas partie du ruban, mais peut être rajouté dans la barre d’outils d’accès rapide. À partir de l’onglet Fichier, allez à Options, Barre d’outils Accès rapide. Puis dans la liste déroulante des catégories afficher Toutes les commandes. Dans la liste des outils rechercher Cellules Vocales et rajoutez-la à la barre d’outils d’accès rapide.
Astuce 5 : Rajouter une nouvelle feuille de calcul dans le classeur actif
Pour rajouter une nouvelle feuille dans un classeur Excel, vous pouvez utiliser la combinaison de touches : Maj + F11.
Astuce 6 : Sélectionner rapidement une colonne
Pour sélectionner la colonne où vous vous trouvez faites Ctrl + Espace.
*Astuce 7 : Sélectionner rapidement une ligne
Pour sélectionner la ligne ou vous vous trouvez, faites Maj + Espace
Astuce 8 : Sélectionner les cellules contenant des commentaires
Pour sélectionner d’un coup toutes les cellules avec commentaires, faire Ctrl + Maj + O.
Astuce 9 : Sélectionner toute la feuille de calcul
Pour sélectionner toute la feuille, placez-vous sur une cellule vide et faire Ctrl + Shift + Espace.
Astuce 10 : Éliminer les doublons d’une sélection de cellules
Version 2003
Pour extraire une liste de valeurs tout en évitant les doublons dans une colonne Excel 2003, suivre les étapes suivantes :
· Cliquer sur le menu « Données »
· « Filtrer »
· « Filtre élaboré »
· Dans ce menu, sélectionner la colonne où se trouvent les doublons
· Cocher la case « Extraire sans doublon »
Version 2010 et plus
Pour extraire une liste de valeurs tout en évitant les doublons dans une colonne Excel 2010, suivre les étapes suivantes :
· Sélectionner la plage de cellules dont on veut extraire sans doublon
· Cliquer sur l’onglet Données
· Cliquer sur le bouton « Supprimer les doublons »
Astuce 11 : Des filtres sans limites
Version 2007 et plus
Avec Excel, le tri le plus fréquent est l’ordre alphabétique. Si vous avez besoin d’inverser cet ordre, cliquez sur l’icône Z->A. Sachez que vous pouvez aussi réaliser un tri sur la couleur des cellules et même sur la couleur des polices! Cliquez sur la flèche d’une colonne et choisissez Trier par couleur de cellule ou Filtrer par couleur de cellule. Cela ne fonctionne évidemment que si vous avez associé des couleurs aux cellules. Le choix des combinaisons est quasiment illimité. Le tri peut s’effectuer non seulement dans les deux dimensions des lignes et des colonnes, mais aussi en profondeur si vous travaillez plusieurs grilles associées entre elles et qui reproduisent les mêmes structures. Ces tris nécessitent alors des commandes un peu plus élaborées.
Astuce 12 : Des fonctions plus accessibles
Version 2010 et plus
Les longues listes textuelles d’Excel 2007 disparaissent au profit d’onglets dédiés aux fonctions les plus utilisées par les amateurs de tableaux et de graphiques. De plus, lorsque vous effectuez un clic droit sur une cellule ou un bout de texte, des options d’édition apparaissent sous la forme d’une mini-barre, ce qui permet par exemple d’appliquer très rapidement un code couleur à une zone ou de modifier une police. Enfin, si cela est encore trop lent pour vous, un double-clic ouvre une boîte de dialogue contenant les options les plus souvent utilisées. La version allégée d’Excel pour le travail en ligne dispose de moins de fonctions que son pendant local, mais l’essentiel est présent.
Astuce 13 : Travail collaboratif simplifié
Version 2013 et plus
Pour partager un document avec des collègues, rendez-vous dans Fichier, puis cliquez sur Partager. De là, vous pouvez gérer très finement les utilisateurs que vous autorisez à modifier le document. Pour ce faire, vous avez notamment la possibilité de leur envoyer un lien qui les redirigera vers votre classeur stocké sur un espace virtuel. Vous pouvez par exemple travailler simultanément à deux sur le même classeur thématique nommé mariage! Le nom de l’utilisateur actif s’affiche dans la barre d’état, et s’il procède à une modification dans une cellule, une mise à jour du document est proposée dans cette même barre. Simple et efficace.
Astuce 14 : Croiser les données, c’est facile !
Version 2010 et plus
Les tableaux croisés dynamiques sont indispensables pour analyser une longue liste de données. Excel apporte quelques améliorations et quelques ajouts qui facilitent et accélèrent leur traitement et leur visualisation. Pour filtrer un Tableau croisé, Excel propose en remplacement les segments, des fenêtres flottantes qui contiennent la liste des données d’un champ sous la forme de boutons. Il suffit alors de cliquer sur l’un des boutons-données pour filtrer le tableau croisé. Vous pouvez combiner plusieurs filtres sur le même champ ou sur des champs différents sans que le tableau ne devienne illisible puisque les paramètres des filtres restent visuellement sous contrôle dans les segments.
Astuce 15 : Des formats conditionnels plus efficaces
Version 2010 et plus
Parmi les règles de format conditionnel, vous pouvez choisir un jeu d’icônes dont la couleur sera adaptée à la valeur contenue dans les cellules. Si vous optez par exemple pour les icônes « drapeau », vous avez droit à trois couleurs, pas une de plus. Excel est à la fois plus souple et plus varié. Premièrement, le choix du jeu d’icônes s’effectue visuellement et non plus dans une liste textuelle. Ensuite, vous pouvez définir vous-même votre jeu d’icônes. Par exemple : un drapeau vert pour les données supérieures à 1 000, une flèche jaune pour les valeurs comprises entre 800 et 1 000 et un cercle rouge pour les données inférieures à 800. La condition du format peut dépendre du contenu d’une cellule précise. Par exemple : la cellule A2 est colorée en rouge si sa valeur est inférieure à celle de la cellule V5. Autre style de format conditionnel amélioré : les barres de données, qui en devenant proportionnelles avec Excel 2010 sont des indicateurs visuels fiables.
Astuce 16 : Accédez aux données externes
Version 2010 et plus
L’onglet Données recèle un groupe d’outils indispensables, Données Externes, pour importer des fichiers tiers. Vous pouvez ainsi importer un tableau Excel, une table Access ou même SQL Server (via un assis dans une toute nouvelle table ou ajouter les données importées à une table existante. L’importation est contrôlée et les éventuels problèmes sont répertoriés dans une table d’erreurs. Cette dernière peut être consultée par la suite pour les corriger.
Astuce 17 : Affichez la tendance en temps réel grâce aux Sparkline
Version 2010 et plus
Traditionnellement, une courbe de tendance dans un graphique trace sous forme linéaire la progression d’une suite de données, ce qui donne immédiatement une idée précise sur l’évolution des données pour éventuellement faire une projection dans le futur. Avec Excel, vous insérez ces courbes de tendance directement dans la feuille de calcul. Vous obtenez ainsi une représentation visuelle des données qui reste dynamique. Toute modification d’une valeur est répercutée automatiquement dans la ligne où elle est représentée. Vous choisissez leur épaisseur, leur couleur, leur modèle (ligne ou histogramme) ainsi que les caractéristiques de leur axe vertical (valeurs minimum et maximum, échelle …). L’onglet Insertion recèle ce bouton indispensable dans le groupe Graphiques Sparkline, cliquez un des boutons Courbes, Histogramme ou Positif/Négatif.
Astuce 18 : Écrire sur plusieurs lignes
Il existe une méthode aussi pratique que simple pour écrire un texte sur plusieurs lignes tout en restant dans la même cellule dans Excel. Saisissez votre texte, puis cliquez sur ALT + ENTREE. Idéal pour saisir sans contrainte les en-têtes d’un tableau.
*Astuce 19 : Rajouter des puces aux cellules Excel
Dans Excel contrairement à Word, il n’existe pas de bouton pour mettre des puces a notre texte. Donc pour y arriver, suivre les étapes suivantes
- Sélectionner les cellules pour lesquelles vous voulez des puces
- Clic droit sur cette sélection et choisir Format cellules.
- Choisir Format Personnalisé et copiez/coller le format suivant
General;● General;● General;● General - Cliquez sur Ok. Vos cellules auront maintenant des puces.
*Astuce 20 : Barrer du texte dans Excel
Pour barrer rapidement du texte dans Excel, sélectionnez les cellules contenant le texte à barrer, et faites Ctrl+5
*Astuce 21 : Un formulaire instantané pour entrer des données
Version 2010 et plus
Vous avez une liste à remplir dans Excel ? Sachez qu’il est possible d’utiliser un formulaire instantané pour faciliter l’entrée de données. Pour cela, placez vous dans la liste à remplir et faire le raccourci suivant : Alt+D+O. Attention ! pour que cela fonctionne bien, il faut que votre ligne d’en tète ait un format différent du reste des données. Appliquez donc du gras ou de la couleur à votre ligne d’en tête avant d’ouvrir le formulaire.
*Astuce 22 : Sélectionner les cellules qui ont des formules
Version 2010 et plus
Certaines fois vous aimeriez sélectionner des cellules avec des formules pour changer leur format, mais elles ne sont pas adjacentes ? Aller à Accueil, dans le groupe Edition cliquez sur rechercher et sélectionner, choisir sélectionner les cellules, et cliquer sur l’option Formules.
*Astuce 23 : Analyser rapidement les données
Version 2013 et plus
Quand vous sélectionner des cellules dans Excel, un petit icone d’analyse rapide apparaît dans le coin inférieur droit de la sélection. Cliquez dessus et vous aurez accès à différents outils pour rapidement effectuer des sommes, créer un graphique, appliquer un format conditionnel, ou même créer un Tableau croisé dynamique.
Astuces Powerpoint
Notez qu’à moins que la version soit précisée, les astuces sont fonctionnelles pour toutes les versions.
Astuce 1 : Lancer un diaporama
Pour lancer votre présentation faites : F5. Pour commencer votre présentation à partir de la diapositive en cours faites : Shift + F5.
Astuce 2 : Ajouter une nouvelle diapositive
Pour ajouter une nouvelle diapositive à votre présentation, l’une des manières les plus rapides est d’utliser le raccourci : Ctrl+ M.
Astuce 3 : Aller à une diapositive précise durant votre présentation
En mode diaporama, pour aller directement à une diapositive, taper le numéro de la diapo suivi de la touche Entrée.
Astuce 4 : Afficher un écran blanc ou noir en cours de présentation
Durant votre diaporama, vous avez besoin de momentanément masquer votre présentation afin de ramener l’attention sur vous? Pressez sur la touche N pour afficher un écran noir ou B pour afficher un écran blanc. Pressez n’importe quelle touche pour revenir à votre présentation.
Astuce 5 : Ajoutez des vidéos dans vos diapos!
Version 2010 et plus
PowerPoint a, depuis la version 2010, de quoi vous permettre de réaliser des présentations dignes d’un pro! Ainsi, il est possible par exemple d’animer un document, en insérant une vidéo au beau milieu de votre présentation. Dans l’onglet Insertion du Ruban, cliquez sur Vidéo pour sélectionner au choix une vidéo stockée sur votre disque dur, ou directement sur un site de partage en ligne.
Astuce 6 : Organisez votre présentation en sections
version 2010 et plus
Powerpoint vous permet d’organiser votre présentation en sections, toutes sauvegardées dans un fichier unique. Utilisez les sections pour rassembler un groupe de diapositives. Vous pouvez alors utiliser les sections pour créer une table des matières, partager une sélection de diapositives avec des collègues ou encore pour simplement faciliter la démarche de création de la présentation. Vous y gagnerez en lisibilité! Cliquez tout simplement le bouton droit de la souris dans le volet de navigation entre deux diapositives et choisissez la commande Ajouter une section.
Astuce 7 : Diffusez vos présentations sur le web
version 2010 et plus
Rendez publics vos diaporamas en mode broadcast sur Internet. Cliquez sur l’onglet Diaporama, bouton Diffuser le diaporama. La présentation est transférée sur un service de diffusion des diaporamas Powerpoint et vous recevez en retour l’URL d’accès à la présentation. Communiquez cette URL à tous ceux qui veulent voir la présentation. Indiquez la date et l’heure de la diffusion. C’est tout! Vous faites dérouler le diaporama sur votre PC : c’est vous qui le pilotez de A à Z. Les spectateurs le voient en temps réel exactement tel qu’il apparaît sur votre PC, avec les transitions et les animations que vous avez programmées. Ça fonctionne avec Internet Explorer, Safari et Firefox ainsi que sur un Smartphone ou un iPhone.
*Astuce 8 : Choisir la bonne couleur
Version 2016 et plus
Vous est-il déjà arrivé de vouloir changer la couleur d’une forme ou d’un texte dans Powerpoint, et de vouloir une couleur bien précise venant d’un logo ou d’une image ? Pour cela assurez vous d’avoir l’image contenant la couleur désirée dans la diapositive ou vous travaillez. Sélectionnez la forme ou le texte à modifier. Cliquez ensuite sur l’icône de couleur de texte ou de remplissage et choisissez la pipette. Amenez la pipette sur l’échantillon de couleur à copier et cliquez. La couleur est appliquée
*Astuce 9 : Ouvrir un document sans passer par fichier
Version 2013 et plus
Pour aller directement à la fenêtre d’ouverture de fichier sur votre PC sans passer par l’onglet fichier, faire Ctrl+F12
*Astuce 10 : Convertir une liste a puce en smartArt
Version 2010 et plus
Pour donner un aspect plus moderne et professionnel à vos présentations, vous pouvez transformer les ennuyeuses liste à puces en dynamiques et colorés SmartArt. Pour cela, sélectionner la liste à puces, puis dans l’onglet Accueil, dans le groupe paragraphe, cliquer sur Convertir en SmartArt.
*Astuce 11 : Dupliquer la diapositive active
Pour dupliquer rapidement la diapositive ou vous vous trouvez, faites Ctrl+Maj +D
*Astuce 12 : Déplacer un paragraphe vers le haut ou le bas
Pour déplacer un paragraphe sélectionné vers le haut : Alt+Maj+á
Pour déplacer un paragraphe sélectionné vers le bas : Alt+Maj+â
*Astuce 13 : Enregistrer votre écran
Version 2016 et plus
Vous voulez montrer les étapes d’une procédure en vidéo dans votre présentation Powerpoint ? Dans l’onglet Insertion, cliquer sur Enregistrement d’écran, définissez la zone à enregistrer et faites les étapes de votre procédure. Si vous avez un micro d’activé, vous pouvez même enregistrer votre voix en même temps. Une fois la procédure enregistrée, la vidéo s’insérera automatiquement dans la diapositive en cours.
*Astuce 14 : Voir le mode présentateur avec un seul écran
Version 2013 et plus
Vous voulez pratiquer votre présentation avec le mode présentateur, mais vous avez un seul écran ? Lancez votre diaporama, cliquez avec le bouton droit et choisissez Basculer en mode présentateur.
Astuces Outlook
Notez qu’à moins que la version soit précisée, les astuces sont fonctionnelles pour toutes les versions.
Astuce 1 : Déplacer rapidement des courriels dans un dossier
- Sélectionner les courriels que vous voulez déplacer
· Faites : Ctrl + Shift + V, une boite de dialogue apparait
· Sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez déplacer les courriels, ou créer un nouveau dossier
· Cliquez sur Ok
Astuce 2 : Entrer rapidement une date pour un rendez-vous
Saviez-vous que vous pouviez entrer une date sous forme de texte dans le champ date d’un nouveau Rendez-vous? Par exemple vous devez planifier un rendez-vous dans 2 jours, vous pouvez juste taper « 2 jours » et Outlook trouve automatiquement la date pour vous.
Encore mieux! Tapez « jour avant noël » et il vous donnera le 24/12/…. Ça fonctionne aussi avec le nouvel an, mais pas pour Pâques, car c’est un congé qui tombe à une date différente chaque année et Outlook n’est pas capable de le prévoir.
Astuce 3 : Rediriger les courriels entrants dans des dossiers bien spécifiques grâce aux Actions rapides
version 2010 et plus
Vous recevez beaucoup de courriels et les classez vous-même manuellement dans des sous-dossiers? En utilisant les Actions rapides, Outlook peut s’en charger pour vous!
· Sélectionnez le courriel à déplacer
· Allez à l’onglet Accueil et dans le groupe Actions rapides, choisissez où créer votre déplacement rapide et Outlook déplacera pour vous tous ces courriels à chaque demande de votre part
Les nouvelles Actions rapides apparaissent en haut de la galerie sous l’onglet Accueil dans le groupe Actions rapides. Bien que les Actions rapides conservent le même emplacement dans la galerie, vous pouvez les réorganiser dans Gérer les actions rapides.
Astuce 4 : Créer un nouveau message
Pour créer un nouveau message électronique rapidement, faites Ctrl + Maj + M.
Astuce 5 : Retrouver tous les courriels d’un même expéditeur
Vous recherchez un courriel et tout ce dont vous vous souvenez c’est qui vous l’a envoyé? Vous pouvez dans Outlook, filtrer vos messages afin de ne voir que ceux d’un expéditeur bien précis. Sélectionnez un message de cet expéditeur à partir de n’importe quel dossier.
version 2003
Faites : Outils / Rechercher / Messages de l’expéditeur
version 2010 et plus
Allez tout simplement dans la zone de recherche instantanée au-dessus de votre liste de courriel et tapez votre texte de recherche. Les éléments contenant le texte que vous avez tapé apparaissent avec le texte recherché en surbrillance. Pour affiner la recherche, tapez plus de caractères. Pour élargir la recherche afin d’inclure tous les dossiers, à la fin des résultats de la recherche, cliquez sur Relancer la recherche.
Astuce 6 : Désactivez la lecture de mails en mode plein écran
version 2010
Si vous ouvrez un document Word depuis un mail reçu sur Outlook, le fichier se lance automatiquement en lecture plein écran. Annuler cette fonction activée par défaut est très simple : cliquez (dans Word) sur Fichier puis sur Options, et décochez la case Ouvrir les pièces jointes en mode Plein écran.
Note : Cette option est désactivée par défaut dans les versions ultérieures.
Astuce 7 : Gérer les pièces jointes
Lorsque vous recevez plusieurs pièces jointes dans un mail, il est possible de les enregistrer en une seule fois.
version 2010
Faites CTRL + A pour les sélectionner, suivi de CTRL + C pour les copier, et enfin CTRL + V dans le dossier où vous souhaitez les sauvegarder.
Version 2013 et plus
Clic droit sur une pièce jointe et choisir Enregistrer toutes les pièces jointes. Choisir le dossier ou sauvegarder.
Astuce 8 : Éliminer les fautes de vos mails
version 2010 et plus
Afin de vous éviter d’envoyer des mails avec des fautes, Outlook dispose d’une fonction qui permet de les vérifier avant qu’ils partent. Dans l’onglet Fichier, Options sélectionnez Courrier et cochez la case Toujours vérifier l’orthographe avant l’envoi.
Astuce 9 : Nettoyer automatiquement vos conversations
version 2010 et plus
Jusqu’à présent, les mails s’empilaient dans la boîte de réception et dans vos dossiers et vous les classiez par expéditeur, par date ou par objet. Outlook 2010 vous propose de les regrouper à votre place. Une conversation est alors organisée de manière hiérarchique en reprenant les échanges de mails et aux réponses. Outlook va encore plus loin : il nettoie automatiquement les conversations en éliminant tout ce qui est superflu, notamment lorsque les réponses reprennent systématiquement les conversations précédentes. Tout ce qui est redondant est écarté, ce qui réduit fortement le nombre de mails stockés et leur volume occupé. C’est dans l’onglet Affichage du ruban que vous trouverez le bouton Conversations pour faire le tri.
Astuce 10 : Identifiez les messages d’un coup d’œil
version 2007 et plus
Attribuez une couleur et un raccourci clavier aux messages des personnes avec qui vous avez le plus l’habitude de correspondre. Sélectionnez un message et cliquez sur le bouton Classer puis dans Toutes les catégories dans le menu du Ruban. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle catégorie, de choisir une couleur et de définir un raccourci clavier pour les ouvrir par la suite.
*Astuce 11 : Mettre automatiquement en couleurs les messages d’expéditeurs particuliers.
Quand le nombre de messages reçus est volumineux, il peut être intéressant d’en faire ressortir certains grâce à un code couleur. Par exemple, les courriels d’un client précis en bleu, ceux de votre chef en rouge… Dans le ruban Affichage, cliquez sur Paramètres d’affichage, puis Mise en forme conditionnelle. Ici, vous pouvez donner une apparence particulière (couleur, mais aussi police, taille…) à certains messages selon un critère que vous fixez (expéditeur, mais aussi objet, destinataires…).
*Astuce 12 : Pour répondre à un courriel
Sélectionner le courriel auquel il faut répondre et utiliser le raccourci : Ctrl+R. Pour répondre à tous, faire Ctrl +Shift+R
*Astuce 13 : Pour aller au premier jour de la semaine en cours ou au dernier
Cliquer Alt+Début pour aller au premier jour de la semaine en cours
Cliquer Alt+Fin pour aller au dernier jour de la semaine en cours.
*Astuce 14 : Créer une nouvelle tâche dans n’importe quel écran de Outlook
Faire Ctrl+Maj+K. La fenêtre de création de nouvelle tâche s’ouvrira
*Astuce 15 : Revenir rapidement à la boite de réception
Pour revenir à votre boite de réception peut importe ou vous vous trouvez dans Outlook, faire Ctrl+Maj+i